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中华企业邮之邮件列表使用手册


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目录

前言......................................................................... 1

1   概述..................................................................... 1

1.1     应用范围......................................................... 1

1.2     使用管理概述..................................................... 2

2   超级管理员使用指南....................................................... 2

2.1     设置邮件列表支持的邮箱个数....................................... 3

2.2     分配及管理组织邮件列表的个数..................................... 3

2.3     创建邮件列表..................................................... 4

3   组织管理员使用指南....................................................... 7

 

 


前言

本文档介绍Chinamail邮件列表的应用背景、邮件列表的管理员操作指南。

希望读者熟悉Unix/Linux操作系统,掌握数据库和网络协议及相关的知识,能熟练的应用常见的网络管理工具,熟悉Chinamail系统各模块的结构与功能。

1      概述

邮件列表(Mailing List)是Internet上的一种重要工具,用于高效地组织多个邮件地址为一个邮件地址使用,使用及管理都十分方便。

1.1    应用范围

邮件列表的使用范围很广,例如:

*  组织部门应用

新产品发布、与客户保持联系、产品的技术支持、信息反馈等。如将销售部门的全部员工设置一个邮件列表为sales@company.com,并且对外公布,则当顾客对组织产品感兴趣时发送邮件询问,则发送至该地址的邮件自动转发至销售部门的员工,销售人员可以迅速地响应顾客的要求。

*  新闻发布

设置包括组织全体或者部分员工的邮件列表,方便组织向员工发送最新消息。

*  技术讨论

创建技术人员的邮件列表,并且限制只允许列表中所包括的邮箱地址以及授权用户向该邮件列表发信,可以方便地以电子邮件方式组建技术讨论组。

*  邮购业务

*  电子杂志

创建组织组织的电子杂志、员工可以通过加入邮件列表的方法订阅具体的邮件列表。组织以邮件列表的方式,向多个用户同时发送电子杂志。

1.2    使用管理概述

邮件列表表现为一般的邮箱地址,用户只要将该邮件添加到收信人一栏,即可应用邮件列表的功能。对于一般邮件用户而言,邮件列表的操作过程是透明的。

超级管理员可以设置每个邮件列表允许使用的邮箱地址的上限;可以设置各个组织是否允许使用邮件列表,邮件列表的数目,以及对组织的具体邮件列表进行管理。

组织管理员可以设置邮件列表对外显示的邮箱地址,设置邮件列表所包含的用户邮箱地址,设置往邮件列表的发信限制,选择性地过滤发信人信件,即使邮件地址被人获取,也可不受不必要的邮件干扰。

2      超级管理员使用指南

超级管理员可以通过站点管理界面查看站点的已经分配给各个组织的邮件列表总数以及已经使用的邮件列表数目,设置每一个邮件列表所支持的邮箱地址的个数上限,并且可以进入“组织管理”页面,为组织分配允许使用的邮件列表。

2.1    设置邮件列表支持的邮箱个数

超级管理员可以通过用户服务等级设置单个邮件列表所支持的邮箱地址的个数上限。然后绑定分配到具体的组织或个人。

在系统管理页面,点击左侧功能导航栏的“用户服务等级”文字链接,在“邮件列表”面板的输入框内输入更新后的上限,点击“提交更改”按钮,即完成邮件列表所支持的邮箱个数的设置。

2‑1 邮件列表中邮箱地址个数上限设置

 

说明:此处邮件列表中包含的邮件地址数不受服务等级中的rcpt限制数(收件人数目)限制。因为整个邮件列表实际是一个邮件地址,为此用户发信添加收件人时,邮件列表只算为一个收件人地址。

 

 

2.2    分配及管理组织邮件列表的个数

超级管理员可以分配组织所使用的邮件列表个数进行管理。组织默认为不使用邮件列表,需要开通邮件列表功能后才能新建邮件列表。

单击进入组织信息编辑页面,在“增值服务”选项中进行开通与分配。

2‑2 邮件列表个数设置

2.3    创建邮件列表

在用户管理界面,单击“新建”选择邮件列表进入信息编辑页面:

2‑3 邮件列表创建编辑

在“基本信息”中,设置邮件列表的邮件地址,即设置邮件列表的对外邮件地址。

在设置邮件列表的名称,作为组织邮件列表的标识,方便组织的管理,例如命名为“市场简报”。

管理员可以设置邮件列表是否生效,设置为“停用”则可以暂时停用某个邮件列表。也可设置邮件列表是否公开,设置为“不公开”则该邮件列表将不会在终端用户的Webmail界面上通过组织通讯录功能查看。

为了保证邮件列表的用户的安全性以及列表的高效使用,Chinamail系统支持设置往邮件列表的发信限制,以便选择性地过滤发信人信件。例如为组织管理高层设置一个邮件列表,以方便组织员工向组织管理人员反映意见;但是同时担心邮件列表的地址公开后,来自组织外部的信件投递到该邮件列表,导致管理层处理邮件效率低下。解决方法是限制邮件列表的使用者,例如只允许组织的员工,或者组织的中级管理人员向该邮件列表发送信件。具体步骤为:

(1)   授权邮件列表的使用者

(2)   将允许发信的用户邮箱地址添加到列表“授权用户”一栏内。完成邮件列表的发信限制设置。

2‑4 设置邮件列表的使用者

将邮件列表的使用者设置为“允许所有人”,即不对邮件列表的发信人作任何限制。任何人都可以发信至该邮件列表。

“允许列表中及指定授权用户”指只允许列表中所包括的邮箱地址以及授权用户向该邮件列表发信。授权用户在页面中设定,多个邮件地址之间用逗号分隔。

“只允许指定授权用户” 指只允许授权用户向该邮件列表发信。授权用户在页面中设定,多个邮件地址之间用逗号分隔。

3      组织管理员使用指南

需要站点为组织开通邮件列表功能后,组织才能应用邮件列表。并且邮件列表的数目,以及每个列表所允许包括的用户邮箱的最大数目都是由站点所定义。

当组织尚未开通邮件列表功能,组织管理员登陆管理界面后,点击左侧导航栏“用户管理”下的“新建”邮件列表链接,页面会提示“邮件列表尚未分配”。

组织需要开通邮件列表功能后才能新建邮件列表,该功能由组织所使用的邮件服务站点提供。

组织管理员创建邮件列表同超级管理员操作一样。请查看2.3节创建邮件列表