中华企业邮之邮件监控与审核使用手册

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邮件监控与审核使用手册

 

 

 

 



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目录

1   前言. 1

2   功能概述. 1

2.1   邮件监控. 1

2.2   邮件审核. 1

3   Webadmin操作指南. 2

3.1   邮件监控. 2

3.1.1   监控规则设置. 2

3.2   邮件审核. 5

3.2.1   审核规则设置. 5

3.2.2   待审核邮件. 8

3.2.3   审核记录. 9

4   Webmail操作指南. 10

4.1   邮件监控. 10

4.2   邮件审核. 10

附录. 11

正则表达式基本使用方法. 11

正则表达式简介. 11

正则表达式基本语法. 11

 

 

 

1   前言

本文档为Chinamail 4.0邮件监控与审核功能使用手册,介绍了Chinamail邮件监控与审核的功能及具体的操作过程。

2   功能概述

电子邮件作为企业组织商业信息的重要载体之一,对整个企业组织的电子邮件信息资源进行有效的管制将十分必要。Chinamail从企业组织的具体需求出发,推出的邮件监控和审核功能可最大地优化企业信息资源,完善邮件信息资源的控制与管理,增强企业信息资源的安全力度,综合提升企业组织信息生产力,以创造更多的效益。

2.1 邮件监控

Chinamail邮件监控可在不影响用户邮件正常投递的条件下,对触发到监控条件的邮件进行有效地监控。Chinamail邮件监控可灵活地选择监控的对象和设置监控的规则,触发规则的被监控邮件信息可秘密地转发到监控人邮箱,以协助信息安全管制。

2.2 邮件审核

Chinamail邮件审核使得企业组织中符合一定审核规则的邮件:如涉及到企业机关机密信息的邮件,需经过相关审核人审核后方可进行正常地投递。Chinamail邮件审核同样提供灵活、可选的审核对象和规则设置管理。此外,管理员可查询审核的记录和处理待审核邮件,审核人可在Webmail审核收到的被审核邮件。

Chinamail邮件审核与监控功能介绍

3   Webadmin操作指南

超级管理员开启监控与审核功能后,组织管理员只需要登录Chinamail管理界面(Webadmin),选择“系统管理”的TAB,点击工具中的“邮件监控与审核”进入管理页面。(超级管理员需以组织管理员身份登录)  

3.1 邮件监控

3.1.1 监控规则设置

管理员点击菜单中的“监控规则”进入邮件监控规则设置,如下页面:

邮件监控管理

菜单栏

新建:管理员可从页面上端的菜单栏点击“新建”创建邮件监控规则。

删除:管理员选定规则列表中的邮件规则后,可进行删除操作。

刷新:刷新规则列表上规则显示信息。

监控规则查询

邮件监控规则查询提供:标识、名称、最后修改名称等不同查询范围,管理员可根据具体情况,灵活结合以查找规则。

监控规则列表

标识:按新建邮件监控规则的顺序递增,可协助管理员模糊记忆规则,便于然后查找。

名称:点击邮件监控规则名称,可对该规则具体信息进行查看和重新编辑。

监控邮箱范围:显示当前邮件监控规则监控的对象范围。

收到/发出邮件后的监控人:显示该规则下被监控对象所指定的邮件监控人。

新建邮件监控规则

点击菜单栏中新建,进入新建邮件监控规则页面,如下图:

创建邮件监控规则

名称:创建规则的名称。

收到/发出邮件后的监控人:对被监控的对象指定的邮件监控人,请填入监控人的邮箱地址,系统会自动把触发该邮件监控规则的邮件转发到此邮件监控人的邮箱。

A:被监控邮箱灵活选择

u  可单独指定邮箱,选择“监控指定邮箱”在输入框中填写需要被监控的邮箱地址,点击添加到列表中。

u  选定监控指定部门所有邮箱:管理员可根据下拉菜单,从整个组织的部门架构中选择需要监控的部门,而且还可选择是否“包含子部门”。

u  选定监控本组织所有邮箱:对组织中所有用户的邮箱都进行监控。

B:灵活设置监控条件

u  匹配关键字:填入邮件监控规则需要监控信息的主要内容,可使用正则表达式(点击查看使用说明),具体使用还可参考本文档附录。

u  过滤类型选择:采用多种过滤条件,可灵活相结合。可通过主题过滤,信头过滤,信体过滤,附件名称过滤,监控包含附件的邮件等,其中监控收信人列表包含指定邮件地址,可填写相关需被监控的邮箱地址。

u  监控规则触发条件选择:设置后监控条件后,管理员可按具体情况确定触发规则策略:可选同时满足全部条件才触发规则或者选择只满足条件其中之一时则可触发。

创建邮件监控规则后注意点击页面上端的“保存”,以确定创建成功。若需要重新创建和删除则需返回再执行操作。

3.2 邮件审核

Chinamail邮件审核功能在管理员界面提供“审核规则”、“待审核邮件”和“审核记录”三项操作。审核规则主要为审核规则创建与管理操作、待审核邮件和审核记录主要方便管理员处理与查询被审核的邮件。下面将具体介绍各项操作:

3.2.1 审核规则设置

点击导航栏中菜单中的“审核规则”进入邮件审核页面,如下图:

邮件审核管理

菜单栏

新建:管理员可从页面上端的菜单栏点击“新建”创建邮件审核规则。

删除:管理员选定规则列表中的邮件规则后,可进行删除操作。

刷新:刷新规则列表上规则显示信息。

审核规则查询

邮件审核规则查询提供:标识、名称、最后修改名称等不同查询范围,管理员可根据具体情况,灵活结合以查找规则。

审核规则列表

标识:按新建邮件审核规则的顺序递增,可协助管理员模糊记忆规则,便于然后查找。

名称:点击邮件审核规则名称,可对该规则具体信息进行查看和重新编辑。

审核邮箱范围:显示当前邮件审核规则审核的对象范围。

收到/发出邮件后的审核人:显示该规则下被审核对象所指定的邮件审核人。

新建邮件审核规则

点击菜单栏中新建,进入新建邮件审核规则页面,如下图:

创建邮件审核规则

名称:创建规则的名称。

收到/发出邮件后的审核人:对被审核的对象指定的邮件审核人,请填入审核人的邮箱地址,系统会自动把触发该邮件审核规则的邮件转发到此邮件审核人的邮箱,审核人对邮件进行审核操作后邮件才可正常的投递。

被审核邮件等待处理设置:可设定邮件在多少小时后没有被审核人审核,系统可自动发通知信告知发信人,邮件正在审核中;也可设置邮件在多少小时后没有被审核人审核,则该审核邮件可自动发出。

被审核邮箱灵活选择

u  可单独指定邮箱,选择“审核指定邮箱”在输入框中填写需要被审核的邮箱地址,点击添加到列表中。

u  选定审核指定部门所有邮箱:管理员可根据下拉菜单,从整个组织的部门架构中选择需要审核的部门,而且还可选择是否“包含子部门”。

u  选定审核本组织所有邮箱:对组织中所有用户的邮箱都进行审核。

灵活设置审核条件

u  匹配关键字:填入邮件审核规则需要审核信息的主要内容,可使用正则表达式(点击查看使用说明),具体使用还可参考本文档附录。

u  过滤类型选择:采用多种过滤条件,可灵活相结合。可通过主题过滤,信头过滤,信体过滤,附件名称过滤,审核包含附件的邮件等,其中审核收信人列表包含指定邮件地址,可填写相关需被审核的邮箱地址。

u  审核规则触发条件选择:设置后审核条件后,管理员可按具体情况确定触发规则策略:可选同时满足全部条件才触发规则或者选择只满足条件其中之一时则可触发。

创建邮件审核规则后注意点击页面上端的“保存”,以确定创建成功。若需要重新创建和删除则需返回再执行操作。

3.2.2 待审核邮件

没有经过审核的邮件,管理员可通过待审核邮件页面进行查看和操作。

在查询列表上提供了:审核人、被审核人、收件人、发件人等查询项目,管理员可根据需要信息查询相关审核规则条目。

在待审核邮件列表中,将详细记录着发件人、收件人、邮件主题、审核类型、审核人、被审核人和操作情况等信息,管理员可通过查看相关信息,在操作栏中选择审核操作。

待审核邮件页面

3.2.3 审核记录

系统将自动记录邮件审核的相关记录,通过邮件审核的记录列表,可查看到以下信息:发件人、收件人、邮件主题、审核人、被审核人、审核时间等,审核的操作结果也同时记录下来,管理员可清晰地了解到邮件是否被审核通过,或者待审核,审核不通过。

此外,系统提供详细的定位查询功能,可从审核人、被审核人、收件人、发件人、邮件主题和审核时间进行多方位的单独或结合查询。

审核记录页面

4   Webmail操作指南

被管理员指定为邮件监控和审核人,可在Webmail进行邮件的监控与审核。下面具体介绍相关操作:

4.1 邮件监控

若被监控对象投递的邮件信息触发了邮件监控规则,则系统会自动转发一封邮件到规则指定监控人的邮箱。邮件监控人可在被监控对象不知道情况下,秘密查看触发规则的邮件信息,但不能做任何相关操作,邮件会进行正常地投递。

例如,监控人为“admin@188.com”,收到系统转发的一封监控关键字是“Chinamail”来自被监控对象“csa@188.com”的监控邮件,监控邮件前面都有“Monitor”监控标识。

4.2 邮件审核

审核人可通过Webmail进行邮件的审核操作。凡是被审核的对象的邮件触发到审核规则都需要经过审核人的审核操作后,邮件才可进行正常地投递工作。下图是系统自动转发一封邮件到审核人邮箱,如果审核通过则系统会自动投递邮件,如果审核不通过则系统将会自动发一封通知信告之邮件发信人,邮件将不能投递。

例如审核人“csa@188.com”收到的一封审核邮件,触发审核规则的邮件将在附在附件中,审核人查看邮件内容后可在正文中选择点击“同意发送”还是“拒绝发送”,完成审核工作。

附录

正则表达式基本使用方法

正则表达式简介

正则表达式是基于文本的编辑器和搜索工具中的一个重要部分。正则表达式可以让用户通过使用一系列的特殊字符构建匹配模式,然后把匹配模式与数据文件、程序输入以及WEB页面的表单输入等目标对象进行比较,根据比较对象中是否包含匹配模式,执行相应的程序。

正则表达式并非一门专用语言,但它可用于在一个文件或字符里查找和替代文本的一种标准,并被很多语言采纳,如HTMLXML等。随着正则表达式移植到交叉平台的程序语言的发展,它的功能也日益完整,使用也逐渐广泛。

本文主要介绍正则表达式在邮件监控与审核规则中的应用,因此着重于说明正则表达式的基本语法以及如何进行字符匹配。

正则表达式基本语法

*  正则表达式中的定位符号

符号

说明

举例

匹配字符串

^

指出一个字符串的开始。

^The

表示所有以“The”开始的字符串,例如“The tree”、“There”等

$

指出一个字符串的结束

one$

表示所有以“one”结束的字符串,例如“only one”等

【说明】如果在正则表达式中不使用上述定位符号,则表示要查找的字符串在被查找的字符串中任意部分;例如“abc”表示任何包含“abc”的字符串。

^abc$”表示任何开头和结尾都是“abc”的字符串,也即只有字符串“abc”匹配该正则表达式。

*  正则表达式中的重复操作符

符号

说明

举例

匹配字符串

|

“或”操作符

a|b

表示字符串中必须包含“a”或“b”。

匹配一个字符0次或1

ab?c

表示字符串中必须包含“a”和“c”,且“a”和“c”中间只能有1个或0个“b”。例如“yabc”、“yac”等,而不能是“yabbc”。

*

匹配一个字符0次或多次

ab*c

表示字符串中必须包含“a”和“c”,且“a”和“c”中间可以有0个或多个“b”。如“yabc”、“yac”、“yabbc”等。

+

匹配一个字符1次或多次

ab+c

表示字符串中必须包含“a”和“c”,且“a”和“c”中间可以有1个或多个“b”。例如“yabc”、“yabbc”等,而不能是“yac”。

{n}

匹配一个字符n

ab{2}c

表示字符串中必须包含“abbc”。

{n,}

匹配一个字符至少n

ab{2,}c

表示字符串中必须包含“a”和“c”,且“a”和“c”中间必须至少有2个“b”。例如“yabbc”、“yabbbc”等,而不能是“yabc”。

{n, N}

匹配一个字符至少n次,至多N

ab{2, 4}c

表示字符串中必须包含“a”和“c”,且“a”和“c”中间至少有2个“b”或至多有4个“b”。例如“yabbc”、“yabbbc”、“yabbbbc”等,而不能是“yabc”、“yabbbbbc”。

【说明】从上表可看出,大括号在正则表达式中表示重复次数的范围,但请注意,使用大括号必须指定范围的下限。从上表容易看出,“?”相当于{0,1},“*”相当于{0,},“+”相当于{1,}

*  正则表达式中的字符匹配

符号

说明

举例

匹配字符串

.

配置任意字符

^.{3}$

表示任意长度为3的字符串。

[]

匹配方括号中列出的任一字符

1[ab]

2[a-d]

3^[a-zA-Z]

1相当于“a|b

2相当于a|b|c|d

3表示以字母开头的字符串

[^]

表示不希望出现的字符

%[^a-zA-Z]%

表示两个“%”之间不应该出现字母。

【说明】请注意“^”在方括号里和方括号外有不同的用法。上述列表中的符号都是正则表达式中的保留字,如果在字符串中表示这些符号,需要加上转义字符“\”,但请注意,在方括号中不需要转义字符。